Служебное письмо пример написания

В частности, они служат обоснованием и документально подтверждают некоторые расходы, произведенные на нужды предприятия, например при закупке оборудования, затратах на рекламу, транспорт и т.д. В таких случаях служебные записки после их написания необходимо хранить также долго и тщательно, как любые другие первичные документы (на случай внезапной налоговой проверки).

Основные правила написания служебной записки

Законодательно закрепленного понятия «Служебная записка» не существует, поэтому и нет строго установленной формы по ее написанию. Каждый сотрудник может составлять ее в свободном виде или по шаблону, разработанному и утвержденному на предприятии. Писать документ можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в обоих случаях он должен содержать «живую» подпись автора.

Служебное письмо пример написания

Во-вторых, можно использовать в тексте деепричастные обороты типа «внимательно изучив Ваши предложения» или «тщательно проверив Ваши замечания». Подобное соблюдение этикета пойдет только на пользу обеим сторонам.

Порядок действий

Составление служебных писем входит в обязанности делопроизводителей, секретарей или иных сотрудников, на которых возложены эти обязанности. Принимаясь за работу, они должны придерживаться в своих действиях определенной последовательности.
Процесс составления такого документа обычно проходит следующие этапы:

  1. Тщательное изучение обстоятельств данного вопроса. Необходимо полностью владеть ситуацией, чтобы правильно оценить возможные пути ее решения.
  2. Составление проекта письма. Здесь необходимо учесть все изложенные выше требования.
  3. Согласование подготовленного текста.

Бывают и такие ситуации, что письмо состоит только из заключения и в нем нет каких-либо пояснений.

Для упрощения работы при большом количестве писем с одинаковым содержанием создают письма-шаблоны, в которых в пустых полях проставляются конкретные данные.

Как оформить служебное письмо

Оформляя служебное письмо, обращают внимание на следующие моменты:

  • Оно должно быть написано на фирменном бланке;
  • Бланк должен содержать все реквизиты организации;

Готовое к отправке письмо должно содержать все обязательные реквизиты: дату, исходящий номер, адресата, заглавие, собственно текст, указание о приложениях, если они имеются, нужные подписи, в отдельных случаях – печать.

Инфоinfo
Основания для составления и цели записок

Этот инструмент деловой переписки особенно популярен в компаниях, где много подразделений разного уровня и контролировать все достаточно сложно. Но и на небольших предприятиях часто интересуются, как правильно написать служебную записку; содержание такой докладной зависит от того, с какой целью ее составляют. Необходимость в ее написании возникает, если необходимо получить реакцию на какие-либо экстраординарные события.


Кроме того, в ней пишут не только о плохом: делают и рациональные предложения по совершенствованию работы предприятия. При оформлении «служебки» следуйте определенным правилам, о которых речь пойдет далее.

Написать служебное письмо вправе любой сотрудник. Обычно в ней всегда две части.

Служебное письмо примеры

Важноimportant
В документе должна четко излагаться суть проблемы, а также пути ее решения. Как правило, текст не должен занимать более 6-7 строк. Унифицированной формы для бумаги нет, используется произвольная.

Пример служебной записки

Несмотря на это, при написании следует учитывать положения ГОСТ Р 7.0.97-2016, которые требуют наличия следующих реквизитов:

  • бумага должна содержать шапку.

В ней указывается, кому документ адресован (должность и Ф.И.О. сотрудника в дательном падеже);
  • далее указывается наименование документа;
  • вносится дата его составления и номер;
  • описание сложившейся ситуации, из-за которой составляется записка: «Довожу до вашего сведения…», далее текст должен содержать конкретную просьбу;
  • ниже указывается должность и Ф.И.О.
  • Служебное письмо образец написания

    Данный образец представлен в виде гарантийного письма и отражает правильность размещения информации на документе.

    Реквизиты

    Рассмотрим, какие основные реквизиты должны быть отражены в исследуемом документе.

    Служебные письма составляются на фирменном бланке организации, специально созданном для этого вида корреспонденции. Структуры разрабатываются и утверждаются специальной службой.

    Необходимо непременно указывать следующие реквизиты служебного письма:

    • заглавие компании (организация, компания);
    • отдел, в который отправляется официальное письмо;
    • должность исполняющего лица, его полное имя и фамилия;
    • адрес получателя;
    • дата, исходящий номер письма и, если это ответное письмо, то номера и даты тех документов, на которые был написан ответ;
    • заглавие должно быть написано в одном предложении.

    Служебное письмо примеры гост 2016

    В первой из них ссылаются на документ, в котором зафиксированы обязательства. А во второй – просьба выполнить какие-либо действия.

    Письмо-извещение

    Такой документ информирует о мероприятиях (общественных). Письма рассылаются большому количеству организаций или людей для их привлечения, участия.

    Вниманиеattention
    Они могут информировать не только о проведении мероприятий, месте и времени, но и одновременно и зазывать для участия. В письме могут содержаться приложения, например, анкета участника, программа мероприятия. Как правило, оно отправляется целому списку получателей, а значит, адресат не указывается.

    Подписывается письмо человеком, который поставлен быть ответственным за проведение мероприятия.

    Вместо послесловия

    В нашей статье мы рассмотрели наиболее используемые виды деловых писем, а также нюансы их написания.

    Его назначение – побудить адресата покрыть неустойку, возникшую в связи с этим;

    • Поздравление, отправляемое в официальных праздничных случаях, таких как важные события в жизни компании или ее руководства;
    • Благодарность – может быть адресовано компании или ее сотруднику, или отдельному человеку как ответ на какие-либо поступки, имеющие положительные последствия;
    • Просьба – один из наиболее распространенных видов служебных писем, т.к. в процессе деятельности компании возникает масса ситуаций, когда надо выразить просьбу о чем-либо;

    Как правило, служебное письмо освещает исключительно один вопрос. Одному адресату посылается столько писем, сколько вопросов требуется решить.

    Среди них можно выделить:

    • составляется письмо на фирменном бланке компании, который разрабатывается заранее;
    • обязательно указание реквизитов;
    • рассмотрение только одного вопроса;
    • информация излагается кратко, но понятно;
    • при наличии нескольких адресатов сначала указывается основной, а далее — все остальные.

    Основы написания

    В таблице ниже представлены основы написания отдельных моментов служебного письма.

    Раздел

    Основы написания

    Реквизиты

    Указываются: дата, номер, ссылки на документы, заголовок.

    Реквизиты, составляющие служебное письмо:

    · название компании;

    · структурное подразделение;

    · должность исполнителя;

    · Ф. И. О.;

    · адрес получателя.

    Введение

    Описание обстоятельств, из-за которых требуется написание письма.

    • были допущены нарушения, ставшие причиной каких-либо непредвиденных действий либо которые могли привести к таковым;
    • необходимо вмешательство руководства, например, не хватает материально-технических средств на завершение какого-то проекта;
    • кто-то из сотрудников не явился на работу или явился в состоянии наркотического/токсического/алкогольного состояния;
    • появилось предложение о премировании определенных работников за выдающиеся результаты или иные достижения;
    • необходимо отправить кого-то в командировку;
    • требуется вызвать работника из отпуска или законного выходного;
    • любая иная ситуация, решение по которой принять без руководителя нельзя.

    Служебка может стать доказательством того факта, что работник должным образом отреагировал на обнаруженную им проблему в деятельности предприятия.

    Давайте рассмотрим подробнее некоторые разновидности делового письма.

    Сопроводительное письмо

    Сопроводительное служебное письмо – документ, с помощью которого информируют получателя о том, что к нему направлены какие-либо бумаги, возможно, что-то разъясняется или уточняется. Такое письмо не содержит адресной части.

    Как правило, такой документ начинается словами: «Направляем Вам…», «Сообщаем Вам…»

    Может вместе с тем содержаться и какая-либо дополнительная информация относительно производственной или управленческой ситуации. Например: «В соответствии с договоренностями…»

    Текст такого документа может содержать пояснения или просьбы относительно тех материалов, что приложены к сопроводительному письму.

    Оформляется оно на бланке.

    Разве что пользователи не прописывают адресата и отправителя, поскольку программы отправки сообщений делают это в автоматическом режиме.

    Здесь важно помнить, что документы для внутренней деловой переписки в самой компании должны каким-то образом отделяться от общего потока писем, чтобы было понятно, где личные, а где рабочие материалы. Существуют специальные программы, которые позволяют в автоматическом режиме отправлять, регистрировать в журнале учета, отправлять ответы и резолюции. В таком случае на все электронные документы проставляется электронная подпись и отправителя, и получателя — после принятия решений.

    Если общей системы нет, то обращение пишут на корпоративную почту, которую обычно проверяет секретарь.
    Он обязан переслать письмо конечному адресату.

    В пакет документов включают и записку на списание ТМЦ.

    Письмо о необходимости ремонта оборудования

    С его помощью сообщают руководству об имеющихся технических, технологических проблемах, требующих вмешательства лиц, принимающих решение.

    Письмо об отзыве из отпуска

    Электронные служебные записки. Такое бывает?

    Количество компаний, которые переходят на электронный документооборот, постоянно растет. Следовательно, обязательно надо сказать пару слов об электронных докладных.
    Они уже существуют, и правила их оформления практически не отличаются.

    • Запросить информацию из другого подразделения.
    • Проинформировать уполномоченное должностное лицо о возможности рационализации труда и внесения изменений в технологический процесс с целью повышения производительности.
    • Обосновать необходимость приобретения дополнительных инструментов или оборудования и в этом случае служебная записка может являться документом первичного бухгалтерского учета, на основании которого будут впоследствии произведены расходы.

    Законом не установлено то, как пишется служебная записка, но предприятие может самостоятельно разработать шаблоны, с помощью которых сотрудники будут правильно оформлять и составлять такие документы.

    Общий принцип составления текста: изложение проблемы с указанием всех причастных лиц и предлагаемые варианты ее решения. Излагать суть проблемы следует коротко и логично.

    Для чего нужна служебная записка

    Важное значение служебной записки состоит в том, что она показывает, что работник предприятия видит, осознает и доводит до уполномоченных лиц возникшее затруднение, попутно законно перекладывая ответственность с себя на специалистов, которые обязаны заниматься решением той или иной задачи по долгу службы.

    В случае возникновения спорных ситуаций, разногласий и конфликтов этот документ позволит быстро понять, кто виновен в каждом конкретном случае.

    Цель служебной записки – уведомление какого-либо уполномоченного должностного лица о появившейся проблеме, а также просьба о ее устранении, внесение рациональных предложений и согласование совместных действий.

    Еще одна немаловажная роль некоторых служебных записок заключается в том, что они являются документами первичного бухгалтерского учета.

    Основные требования

    Среди основных требований к служебным письмам можно представить:

    • Изначально надо конкретизировать цель письма.
    • Обозначить вид или его тип.
    • Мысли надо излагать четко и ясно.
    • Прописать ожидаемые от адресата действия.
    • Определить срочность письма.
    • Стиль письма должен быть официально-деловым с направленностью на сотрудничество.
    • Суть претензии надо излагать точно и четко.
    • Факты должны быть конкретными и реальными.
    • Правильное размещение реквизитов.
    • Текст должен быть отредактированным и не содержать ошибок.
    • Не применять категоричных выражений.

    Основные правила

    Для того чтобы понять, как написать служебное письмо, необходимо знать базовые правила.

    Возможно Вас так же заинтересует:
    Куда обратится исли затянулся судебный процесс Соскольки до скольки комендантский час Мат капитал на реммонт Имеет ли право охрана на заводе проверять сумки Кто контролирует расход топлива автомобиля Сокращение рабочекго дня матери до 14 лет Где ставят точки на правах и что значит Подлежит ли возврату парфюмерия Дарение после дарения Образец заявления в трудовую инспекцию о невыплате расчета при увольнении
    Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *